ミーティングのテーマ(議題)はどう決める?テーマ例と話し合いの方法についても

ミーティングのテーマ(議題)はどう決める?テーマ例と話し合いの方法についても

ミーティングを開くと決まったとき、テーマをどうすれば良いか悩んだ経験はないでしょうか。テーマで重要なのは、それだけでミーティングの内容をイメージできるかどうかということです。何について話し合うのかがすぐにイメージできるテーマであれば、事前準備がしやすく、当日の話し合いもスムーズに進められるというもの。結果として、作業効率のアップにもつながります。

そこで今回は、テーマの決め方や話し合いを効率的に進める型など、ミーティングに役立つノウハウについてご紹介します。

目次

ミーティングのテーマ(議題)を決める3つのポイント!

ミーティングと聞くと、多くの人は真っ先に「どんな内容なんだろう?」と思うのではないでしょうか。そのため、テーマから内容をイメージできるかどうかが、有意義なミーティングにするための第一歩と言っても過言ではありません。では、これからミーティングのテーマを決める3つのポイントについて解説します。

具体的かつシンプルに
ミーティングが円滑に進まない原因の1つとして、参加者がテーマについてよく理解できていないことが挙げられます。テーマが明確ではなくても、実際にミーティングが始まればそれなりに進むだろうと思うかもしれませんが、それは違います。
事前にテーマがはっきりと提示されていれば、参加者は入念に準備をすることができます。しかしそうではない場合、テーマについて良く知っている人以外は準備不足となり、活発な議論を交わすことができません。せっかくミーティングをしても発言者が限られ、その他の参加者はただじっと聞いているだけ……。こんな残念な状況に陥らないためにも、テーマはできるだけ具体的かつシンプルにしておく必要があります。「~について」のような漠然とした表現ではなく、「~の原因は?」や「~の改善策は?」という具合に、ぱっと見ただけで内容や方向性がイメージできるような表現にしましょう。
疑問形で問いかける
ミーティングを行うにあたっては、テーマを疑問形にするのも良いでしょう。問いかける表現の場合、テーマを見聞きした人はその場で「何について、どうすれば良いのか」を、自然に頭の中で考え始めることでしょう。何を問われているかがわかりやすいため、当日もディスカッションがしやすくなります。
目的とゴールを明確に
何のためのミーティングなのか、「○○に向けて結果を出したい」「〇〇の問題解決のため」などのようにその目的を明確にすることで、無駄な話し合いをせずにすみます。ただ、さまざまな意見がでるミーティングでは、議論が別の方向へそれてしまうことも多々あります。時としてそれまで気付かなかった問題点が浮かび上がることもありますが、ゴールの見えないミーティングは、内容が定まらずにグダグダになりやすい傾向にあります。「今回決める項目はこれ」というゴールをあらかじめ設定しておき、浮上した別の問題については、後日改めてミーティングの機会を設けるようにしましょう。

話し合いの方法は4通り

テーマについて議論し、今後の策を見つけるために開かれるミーティングですが、議論の内容によってはベストな話し合いの手法が変わることをご存知でしょうか。ひとことにミーティングといっても、テーマにマッチした手法で話し合わないと上手く結論を導き出せません。ミーティングには大きく分けて4つの型があります。これからこの4つの型とポイントについて見ていきましょう。

自由討論型
自由討論型は、1つのテーマに対して自由に話し合う手法です。明確な答えのないテーマについて、より多くの意見やアイデアが欲しいときに向いているでしょう。その場で結論を出すことが目的ではないため、しっかりと意見を述べることやチームワークを重視して進行します。比較的自由に発言できるこの型を上手く進めるコツは、まず他人が意見している最中に割って入るようなことはせず、きちんと最後まで話を聞くこと。そして自分が発言するときは、何を言いたいのかがきちんと伝わるよう、結論・根拠の順で述べることです。また、ミーティングが長引く傾向にあるため、進行役のファシリテーターを置いて話し合うのがおすすめです。
ディベート型
賛否両論あるテーマについて、賛成派・反対派に分かれて議論を交わす手法です。2派に分かれて話し合うため、自己主張の押し付け合いとなり、収拾がつかなくなってしまうことも珍しくありません。この型でミーティングをスムーズに進めるには、感情的にならない、根拠を明確にして論理的な発言をする、ということが最も重要になるでしょう。
選択型
「商品A、B、Cの中で不要と思うものは?」のように、複数ある選択肢の中から1つを選ぶ、もしくはランキングを決めるために話し合う手法です。この型の話し合いでありがちなのは、なかなか合意に達せず、最終的に多数決で解決してしまうこと。でもこれでは、わざわざミーティングを行う必要がなく、参加者も納得できないものとなってしまいます。なぜそれを選ぶのかという理由と、選ぶ判断基準についてあらかじめ明確にしておくのが重要です。
課題解決型
ある案件に対する課題について、解決法を話し合いながら導き出す手法です。この型でミーティングを効率よく進めるためには、話し合うものごとの順序を決め、時間配分に注意をはらう必要があります。また、課題解決にあたっては決めなければならない事柄が多いため、事前に個々の考えやアイデアをまとめておく必要もあります。そのため、ミーティングの事前準備として、参加者全員による当日のアジェンダ共有は必須条件となるでしょう。

まとめ

「ミーティングは面倒だ」「どうせ何も決まらない」と感じているなら、テーマの決め方やミーティングの進め方に問題があるのかもしれません。ミーティングを生産性のあるものにしたいなら、まずは事前準備を大切にしましょう。目的を明確にし、参加者がイメージしやすいテーマにするだけでも、議論の濃さが変わってくるはずです。これまでのミーティングのテーマはどうだったか、話し合いはスムーズに進んでいたかなど、上記を参考にいま一度振り返り、今後の改善に役立ててみてはいかがでしょうか。

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