その人必要ある?最適な会議の人数と人選の基準

その人必要ある?最適な会議の人数と人選の基準

ほぼ避けることができない会議。なかには「会議はしない」という方針を打ち出す会社もあるようですが、会議をなくしてしまうというのも、なかなか難しいのではないでしょうか。

このように切っても切り離せない会議ですが、いざ参加してみたものの「これって自分にほぼ関係ない事案では?」と感じて、一気にやる気がなくなったという経験はないでしょうか。ほとんどなにも発言もせず、会議中は眠気をおさえることだけに必死という状態……。
これでは時間の無駄づかいで、会議を開く側にとっても参加する側にとってもデメリットしかないというのが本当のところでしょう。

しょっちゅう会議を開いているのに成果がいまひとつだと感じているなら、それは会議に参加する人数や人選に問題があるのかもしれません。
会議の生産性を高めるためには何人くらいの人数が適しているのか、また、会議に必要な人の選び方についてなども詳しく説明します。

目次

会議に参加する人は最小にするべき

会議室に入ったとたん、目に飛び込んでくる大人数。これをみただけで「自分が参加する意味はあるのか」と感じてしまったことはありませんか?
参加人数が多ければ一見「会議」らしくは見えますが、実際、これだけの人が必要なのかと問われればそうでもないことがほとんどではないでしょうか。

「あの人もこの人も関係者だから……」と会議に呼ばれることが多いですが、実は会議の効率を上げるためには参加人数は最小にするべきだといわれています。
ある一定の人数を超えると会議の意味がなくなるどころか、せっかくの改革的案件も、グダグダな会議でポシャってしまう可能性だってあるのです。

適正人数は4~6人、多くても10人以下
会議を潤滑にすすめるためには、参加人数は4~6人程度、多くても10人が限度だとされています。人数が多すぎるとどのようなことが懸念されるのか、また、参加者が少なすぎる際のデメリットについても順にみていきましょう。
【人数が多すぎる場合】
人数が多ければ多いほどアイデアや意見がでるかというと、そうでもない場合がほとんどです。実際に発言しているのはほんの少人数で、しかも限られた人間だけというのはよくあること。
大勢の中で小さなコミュニティができてしまうと、外からなにか意見したくてもなかなか手を挙げづらいですよね。無駄に人数が多いと発言しにくい環境になってしまい、せっかくの会議も効率が悪いものとなってしまいます。
思ったことがいえない会議なんて、参加していないのと同じこと。これほど、時間がもったいないと思うことはないでしょう。
反対に、参加者全員が思い思いに発言した場合はどうでしょうか。多くの人が発言すると意見がなかなかまとまらず、内容や要点を整理するだけでも大変な作業になってしまいます。
話が無駄にダラダラと長くなりがちで、知らないうちに議論があらぬ方向へ脱線してしまい、会議本来の目的を見失ったまま時間切れなんていうことも珍しくはありません。
また、参加人数が多すぎると緊張感がなくなることも懸念されます。発言しようという意識が低下してしまうため、結局肝心なことはなにも決まらず会議の目的が達成できないという結果になってしまいます。
【人数が少なすぎる場合】
人数が少ない場合は、話がまとまりやすく時間も短いというメリットが挙げられます。しかし極端に人数が少なすぎると、違った意見や新しい提案などがでにくく、いつもとなんら変わりないマンネリ化した会議になってしまう可能性も。
問題点の指摘や、今後の課題の提案などに乏しくなりがちなので、あまりにも少人数というのもよくなさそうです。
席順も大切
会議を充実したものにするには、参加者全員が発言しやすい環境作りが大切です。そこで重要なのが、会議の席順です。
一般的な会議だと自然と役職順に並びがちですが、それだと、どうしても発言権がお偉いさん優先になってしまいます。格下の社員はなにか意見をしたくても、上司に気をつかってしまい思ったことがいえずじまいという状態に……。
参加していても、本音をいえない会議。こんなことでは、せっかくの会議も本来の目的を果たせず無意味なものに終わってしまいます。
会議をおこなう際は長テーブルに上座・下座形式で並ぶのではなく、誰もが対等に話し合える「円卓」にするのがおすすめです。

会議に必要な人とは

会議を開くとき、誰を参加させるべきかと悩んでしまう人も多いようです。会議は生産性のあるものにしなければならないので、本当にそのテーマに必要な人だけが参加するのが望ましいでしょう。

では実際に、会議に必要な人とそうでない人について、どのような基準で選定すればよいのか順にみていきましょう。

会議に貢献できる人
会議は、ある事柄について目的を達成するためにおこなわれますが、単なるコミュニケーションの場として終わってしまうことも多いようです。これは、会議に本当に必要ではない人が参加している場合に多く、簡単にいうと一人ひとりの「責任感」に問題があるということです。
会議に貢献できる人とは、会議をおこなう理由と目的をきちんと理解している人です。その上で自分の考えや意見をしっかり発言できて、且つ、他人の意見にも耳を傾けることができる人を選ぶ必要があるでしょう。
会議に必要のない人って?
会議をしても成果が得られないという場合、先述のとおり、会議に必要ではない人が参加している可能性が大いにあります。会議に必要ない人とは、具体的にどのような人なのでしょうか。
【発言意欲のない人】
会議は積極的に参加することがもっとも重要で、発言意欲のない人は何人いても意味がありません。参加者一人ひとりが当事者意識をもち、適度な緊張感と責任感をもってこそ目的が達成されます。
【自分の意見ばかりを主張する人】
発言することは大切ですが、「自分の意見が一番正しい」という思い込みが激しい人は困りものです。周囲の意見に耳を傾けず自己主張ばかりしていると、会議は先に進まず停滞してしまいます。
本当に自分が正しいのかどうか客観的にみることができる人でないと、周囲から反発を買って浮いた存在となってしまうこともしばしばです。
【他人の発言を最後まで聞けない人】
人の発言を最後まで聞けない人は、会議の妨げとなってしまいます。新しいものを受け入れたり目先を変えるなど変化を好まない傾向にあるため、他人の意見は否定してしまうのでしょう。
先ほどの「自分の意見ばかりを主張する人」にこのタイプが多いようですが、他人の意見を最後まで聞けないような人が会議に参加していては、新たな発案やアイデアはうまれませんよね。

まとめ

これまでなんとなく参加していた会議も、後で考えると「出席する必要なかったよな」と思うものもあるのではないでしょうか。ことあるごとに開かれる会議、かかる時間を考えると一秒たりとも無駄にはしたくないものです。

会議を実のあるものにするためには、「参加人数と人選」が大きな鍵となります。この2つのポイントをきちんとおさえておけば、生産性のない無駄な会議をせずにすむのです。

ただ座っているだけで眠たくなるような会議は、会社にとっても社員にとってもマイナスでしかありません。貴重な時間をさいておこなうものなので、適正な人数で必要な人員だけを集めるようにしましょう。

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