会議をよりスムーズに!アジェンダの活用法

会議をよりスムーズに!アジェンダの活用法

会議に多くの時間を費やしているのに、結果が出ないという場合は、会議の目的が見失われている、議論が堂々巡りになっているといった問題が考えられるでしょう。

このような会議が続くと、「時間ばかり費やして結果が伴わない」「無駄な時間だ」と参加者が感じ、後ろ向きな気持ちで会議に参加するようになってしまいます。

そうならないためのポイントはいくつかありますが、事前準備として大切なのが、「アジェンダ」を作成するということです。

目次

アジェンダとは?

アジェンダとは、簡単にいうと会議についての予定表です。

会議のスケジュールなどは社内の共有カレンダーなどで確認できるかもしれませんが、アジェンダは、もう少し内容に踏み込んで、「何についての会議なのか」「いったいどのようなことを行うのか」といったことまでを記したものを指します。

また、会議のタイムスケジュールや議論内容についてまとめた「会議の進行案」をアジェンダと呼ぶこともあります。「実際に会議で何を話す予定なのか」ということを参加者に対して事前に示すというのが、アジェンダの役割のひとつです。

アジェンダの作成方法

アジェンダには、おもに次の6つの項目が書かれます。

 
(1)会議を行う目的
まずは、会議の議題をしるします。これを最初に書いておくことで、参加者に「これは何についての会議なのか」ということをはっきりと印象付けることができます。
ここがぶれてしまうと、望ましい結果は得られないでしょう。わかりやすく、簡潔にまとめるようにしてください。
(2)開催概要
会議が、いつ、どこで行われるのかを記載します。参加者がアジェンダを見ることで、会議の予定を正確に把握することができるようにしておきます。
(3)参加者
会議の参加者情報を事前に共有しておくことも大切です。参加する人によって、会議の流れは大きく変わります。
また、会議における司会や書記といった役割を誰が担うのかについても併せて記載しておきます。当日になって、誰が行うのか決めるなどということがないようにしましょう。
(4)目標とするゴール
議題に対して、いったいどのようなゴールを求めているのかについても定めておかなければいけません。たとえ会議を行う目的が同じであっても、何をゴールとするのかによって議論の方向は大きく変わってしまうのです。
また、何度か同じ目的で会議を開催する場合は、「今回はここまで決めたい」という内容を明示しておく必要もあるでしょう。
(5)当日の流れ
当日、どのような流れで会議を進めていくのかという予定表をしるしておきます。あくまでも予定ですから、アジェンダ作成者の意図や希望が入り込むことがないようにしてください。
あまり内容を絞り込まずに、大枠だけをしるしておくのがおすすめです。
(6)その他、共有すべき事項
別途配布する資料や、用意しておくべき資料などがある場合は記載しておきます。会議当日に配布する資料についてもアジェンダに記載しておくことで、当日の流れを参加者に理解させたり、準備漏れを防いだりする効果が期待できます。

なお、アジェンダは、必ず会議の数日前までに作成し、参加者に対して周知させる必要があります。
当日知らされたのでは、アジェンダを作成するメリットを得ることができません。そのため、もしもアジェンダを配布したあとで参加日時や場所、内容などに変更があった場合は、アジェンダ作成者が責任を持って再度周知することを徹底しましょう。

アジェンダの使い方

会議の参加者は、事前に配布されたアジェンダをきちんと読んだ上で、何が求められる会議なのかを意識しておく必要があります。当日の流れや目的を共通の認識としておくことで、だらだらと会議が長引いたり、話がそれたりするといった問題を回避しやすくなります。
アジェンダを正しく使うことで、会議の参加者が議論のベースとなる共通認識を作ることができるようになります。このベースを基に会議を進行していくことが、無駄なやりとりを排して、効率良く会議が進むことにつながるのです。

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