【若手社員必見】アジェンダとは？意味や作成方法を徹底解説

アジェンダとは？

アジェンダとは、簡単に言えば会議の進行予定表です。英語で「議題」や「検討事項」を意味するこの言葉は、ビジネスの現場では「今日話し合うことリスト」として使われています。

会議の目的、話し合う内容、どれくらいの時間をかけるか、誰が何を担当するか——こういった情報をまとめたものになります。

なぜアジェンダが必要？3つの理由

1. 時間の無駄を省くため

アジェンダがあれば会議中の事前説明が不要になったり、目的が明確になり会話の脱線を防ぐことができるため、効率的に会議を進行することができます。

2. 参加者が事前に準備できる

事前に会議内容が共有されていると、参加者は必要な資料に目を通したり、予め質問を準備することができます。

3. 議論の質を上げる

アジェンダを共有しておくことで時間の短縮、参加者の事前準備ができるため、結果的に効率的に会議を進めることができ、より深い話し合いが可能になります。

アジェンダの作成方法：3ステップで完成！

ここからは、アジェンダの具体的な作成方法をご紹介します。

Step 1. 基本情報を明記する

Step 2：議題とタイムテーブルを決める

Step 3：事前に共有する

会議前にメールやチャットツールで全員に共有しましょう。3日前くらいに共有できているのが理想的です。これだけで「計画性がある人」という印象を与えることができます！

気を付けるべきNG例と解決法

最後に、アジェンダ作成においてやりがちなNG例と解決方法をご紹介します。これらを参考にして自分が作成する際気を付けるようにしましょう。

1. 議題が抽象的過ぎる

漠然とした議題だと話し合う目的や結果的に何を決めたいのかが不明確になってしまします。

議題はできるだけ明確に表記するようにしましょう。

2. 時間配分が記載されていない

時間配分を記載していないと一つ目の議題に時間がかかり全部話しきれずに終わってしまった、、なんてことも。

予め時間配分を決めることで効率的に会議を進行することができます。

当日になって共有

会議に参加する方の事前準備の時間を考慮してアジェンダを共有することが大切です。

少なくとも前日までに共有しておくと良いでしょう。

まとめ：アジェンダをマスターして自分の強みにしよう！

アジェンダを作成・共有する習慣をつけておくと、事前準備の良い人だなと相手に好印象を与えることができます。

最初はシンプルな内容でも良いので、徐々にスキルを身に着けていきましょう。

普段より効率的で質の高い会議になるよう、ぜひ今回お伝えした内容を実践してみてください。