会議に参加する際に押さえておきたい最低限のマナー

会議に参加する際に押さえておきたい最低限のマナー

一口に「会議」といっても、その内容はさまざまです。ただし、複数の関係者が集まり、建設的な議論を重ねて結論を導き出す会議には、守るべきマナーや作法というものがあります。
会議に出るなら知っておきたい、最低限のマナーについてお話ししましょう。

目次

会議のまえに十分下調べをしておく

会議は「ある目的のために多角的・効率的に意見を交わし、検討・決定する」場です。ですから、会議に招集されたら、まずは「自分の立ち位置はどこか」「どのような視点からの意見を求められているのか」を把握しておきましょう
ここが曖昧なままでは、有益な発言ができなくなってしまいます。

会議の議題については、事前に十分な下調べをしておきましょう。資料が事前配布されているなら、内容をしっかりと読み込み、理解しておいてください。その上で、議題に関するあなた自身の意見や提案をまとめておきましょう。
これは会議の時間を無駄遣いせず、充実したものにするために必要なマナーです。

とはいえ、取引先や協力企業も参加する会議では、なかなか発言できないかもしれません。もしもあなたの上司がその会議に同席するなら、発言の内容や役割分担について、事前にすり合わせておくと良いでしょう。
会議では発言の内容もさることながら、それを「誰が発言したか」によって、影響力が変わってくるからです。

会議中は集中力をキープして、流れをつかんでおく

会議に司会者(ファシリテーター)がいる場合には、時間配分も含めた会議全体の流れをコントロールしてくれます。この「会議の流れ」は、常に把握しておくようにしましょう。
会議中は常に流れの変化を敏感にキャッチしておき、タイミングの良いところで発言するようにします。

「まったく別の話なんですが…」「そういえば、さっきの件ですけど…」といった言葉は日常会話ではよく出ますが、会議の場ではマナー違反。議論の流れをさえぎることになってしまいます。
とはいえ、司会者がいない会議では、話の流れが前後したり、急に違う話題にジャンプしたりといったことは起こりやすいものです。そのため、慣れていないと「話についていくのが精一杯」ということも…。会議中は集中力を絶やさず、気を引き締めて臨みましょう。

発言は簡潔に、要点だけを述べること

会議で発言するのは、なかなか緊張するものです。しかし、あまり硬くなってしまうと、思っていることを適確に伝えることができないばかりか、「何を言っているのかわからない」ということになりかねません。慌てず、落ち着いて話すようにしましょう。
会議での発言は、演説ではありません。自分の経験や考えを長々と語ってしまうと、ほかの参加者の発言時間を削ることになります。ですから、要点をまとめて簡潔に発言するのがマナーです。

簡潔な伝え方としては、「自分はこう考える」「これが良いと思う」と最初に結論を話し、次にその理由を手短にまとめて言い添える、というのがスマートです。
しかし、最初から「うまく発言しなくては」と身構える必要はありません。会議での発言は誰でも緊張するもので、それはその場にいる参加者の全員が知っています。話し方がたどたどしかったり、言葉に詰まったりしても、あまり気にしないことです。
まずは会議の雰囲気に慣れ、発言することに慣れていきましょう。回数をこなせば落ち着いて発言できるようになりますし、議論の流れを素早くつかみ、タイミング良く適確な発言ができるようになります。

会議を振り返り、次の機会に活かす

会議が終わったら、その内容をまとめておきましょう。会議の議題ごとに提案や意見の内容、決定事項、その他連絡事項などをまとめ、簡単な議事録を作ります。
こうすると、会議全体を改めて冷静に眺めることができます。「ここで、この発言をすれば良かったな」「このアイディアは、もっと改良ができそうだ」などという発見も得られるでしょう。こうした発見は、次回の会議に活かすことができるはずです。これも、会議をより充実したものにするために必要なマナーでしょう。

また、自分の発言に対する参加者の反応を振り返ることで、会議における自分自身のスタイルを摸索することもできます。データに基づいた論理的な発言がいいのか、あるいはモチベーションを刺激するやり方が合っているのか。あなたなりのスタイルを身に付けて、「会議初心者」卒業を目指してください。

〈参考〉
会議に呼ばれる人はずされる人』(野呂エイシロウ/日経BP社)
不毛な会議・打ち合わせをなくす技術』(齋藤孝/PHP研究所)

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