Zoom Roomsとは？基本概念やミーティングとの違い、活用法

Zoomにおけるルームの概念とは？

Zoomのなかで使われる「ルーム」というワードには、3つの種類があります。

・ミーティングルーム
・ブレイクアウトルーム
・Zoom Rooms

すべて会議室という意味で使われている点は共通していますが、少しずつ違いがあるので、簡単に整理をしておきます。

ミーティングルーム

ミーティングルームはピア・トゥ・ピアで結ばれるWeb会議で設定される会議室のことです。Zoomでは個人単位のアカウントで開催するミーティングがこれにあたります。

ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームはミーティングの機能のひとつで、ミーティング参加者を最大50グループのサブグループに分けて、個別のルームに入室できます。全員でメインの議題についてミーティングをした後に、サブの議題に分かれて少人数で討議をするときにブレイクアウトルームが使われます。

Zoom Rooms

Zoom Roomsは、ピア・トゥ・ピアでつなぐWeb会議ではなく、実際の会議室と会議室をつないでTV会議をおこなう場合に使われる会議室機能になります。
個人のPC単位で参加するZoomミーティングに対して、Zoom Roomsの場合、会議室に常に設置してあるカメラ、マイク、モニターなどの専用機材を利用しておこないます。以前からあるTV会議システムと言った方がわかりやすいかもしれません。

ZoomとZoom Roomsの違い

ZoomミーティングとZoom Roomsは同じZoomが提供している会議システムですが、使用環境、ライセンス、利用方法などに違いがあります。

使用環境

Zoomミーティング：個人のPC、タブレット、スマートフォン
Zoom Rooms：常設のカメラ、マイク、モニター、スピーカー、専用のPC・タブレット

ミーティングは、個人で使用しているPCにアプリをインストールして、Web会議をするときにアプリを起ち上げて使用します。
一方Roomsの場合は会議室にRooms専用のPCを用意し、周辺機器としてカメラやマイク、モニターやスピーカーなどを常設した環境を用意しておくという違いがあります。

ライセンス・アカウント

Zoomミーティング：個人単位
Zoom Rooms：会議拠点単位（端末単位）

ミーティングのアカウントは個人単位で与えられ、アカウントの使い回しはできません。ゲストして会議に参加するだけならアカウントはなくてもOKですが、会議を主催する場合にはアカウントが必要になります。

一方、Roomsの場合は、会議をおこなう場所に常設してあるPC単位でライセンスを与えているため、参加者個人のアカウントは不要です。したがって、会議室内にZoomのアカウントを持たない参加者がいても特別な手続きは必要ありません。

利用方法

Zoomミーティング：参加者各人がネット接続環境をつくり、それぞれルームに入室手続きをとる
Zoom Rooms：すでに確立されたネット接続環境のもとで、タブレットを操作してワンタッチで会議を始める

ZoomミーティングでWeb会議に参加する場合、ネット接続環境をつくり、通信速度やカメラ動作、マイク動作など一連の確認作業を参加者全員がおこなう必要があります。
一方Roomsの場合、部屋自体を整えてしまうため、常に十分なネット接続環境が準備されていることとなります。カメラやマイク、スピーカーやモニター等の周辺機器のセッティングも最適化されているため、面倒な事前準備を省いてすぐに会議を始められるでしょう。

Zoomミーティングのよい点

会議の参加者が、会社や自宅、コワーキングスペースなどバラバラな場所にいても、個人のPCやスマートフォンを利用してWeb会議をおこなえます。

Zoom Roomsのよい点

会社内で複数名が参加して別の拠点と会議をする場合、個々人が手続きをせずに即座に会議を始められます。

Zoom Roomおすすめの利用シーン

これら特徴をもつZoom Roomsは、以下の場面でミーティングより使い勝手良くオンライン会議を開けます。

出社している社員と在宅ワークしている社員が参加する会議

出社組の社員がRoomsを使えば、会議室に集まって簡単に会議を始められます。

全国に拠点がある企業で、複数の拠点から多人数が参加する会議

Roomsが設置してある拠点間での会議は、準備に手間取ることなく会議をスタートできます。

社内研修やセミナー

参加者が多い社内研修やセミナーでは、個別のPCではなくRoomsを使って大画面、大音量で視聴する方が効率的です。

継続的なクライアントとの定例ミーティング

遠隔コミュニケーションの壁を越えるために、Roomsの高画質、高音質なオンライン会議品質が役立ちます。

自社の会議内容、スタイルに合わせてRoomsを活用しよう

Zoomでミーティング機能を使うかRooms機能を使うかは、仕事の中で実際にどのような会議が行われているかを分析したうえで、適切な機能を取り入れたり使い分けたりすることが大切です。