Web会議のスムーズな進め方!失敗しない10個のポイントをご紹介

Web会議のスムーズな進め方!失敗しない10個のポイントをご紹介

近年、Web会議を導入する企業も増えてきたようですが、実際に使用してみてどのように感じているのでしょうか。Web会議のいいところは、離れた場所にいながらもリアルタイムで会議に参加できるという点です。しかし、対面ではないためコミュニケーションがとりづらいなど、その評価はさまざまでしょう。

せっかく導入したWeb会議、どのようにすればスムーズに進行できるのでしょうか。ここではWeb会議の進め方のコツについて、いくつかポイントをまとめました。

目次

会議前の準備

まずは、会議までにおこなう準備です。当日スムーズなWeb会議にするために、しっかりとポイントを押さえておきましょう。

ポイント1:アジェンダや資料の共有
Web会議に限ったことではないですが、会議のための事前準備はとても大切です。「準備8割当日2割」くらいの感覚でいると、本番はスムーズに進行できるでしょう。
当日のアジェンダのほか、会議までに目を通しておいてほしい資料や、会議中に使う資料があればすべて事前に共有しておきます。Web会議システムに参加するためのURLがあれば、こちらも忘れずに共有を。
会議中は参加者で画面を共有することが多いですが、中には音声参加で手元の資料を見る人もいるかもしれません。どのような形でもスムーズに参加できるよう、資料についての案内は適切におこないましょう。
ポイント2:ファシリテーターの選定
Web会議の開催が決まったら、進行役となるファシリテーターを選定しましょう。Web会議の場合は、対面ではないため発言のタイミングがとりづらい、誰に対して話しているのかわかりづらいといったことが起こりがちです。従来の会議でもファシリテーターは必要ですが、Web会議ではとくに、ファシリテーターは重要な役割を担うこととなります。
参加者が多ければ多いほど煩雑になるので、タイムキーパーの役割も兼ねたファシリテーターをひとりと、可能ならもうひとり、サブ的存在の人を任命しておくと安心です。
ポイント3:システムの動作確認
Web会議で一番やっかいなのが、音声が途切れ途切れになってしまったり映像が乱れてしまうことです。会議中に起こると「これだからWeb会議システムは使えないんだ!」と思われてしまうため注意が必要です。
一般的なWeb会議システムは、ネット環境と対応デバイス(PCやスマートフォン)があれば参加が可能です。しかし、使用者の環境によっては、スムーズにつながらないことがあるかもしれません。対面とは違い、Web会議はそれぞれが別の場所でスタンバイしています。映像や音声トラブルで会議が中断されると間延びしてしまうので、事前に必ず接続テストをおこないましょう。

会議で気をつけること

ここからは、Web会議本番の注意事項について説明します。

ポイント4:早めにログイン
従来の会議と同様に、Web会議の場合も早めに入室(ログイン)しておきましょう。特にWeb会議は初めてという人は、少し早めにシステムに入って様子を伺っているかもしれません。「本当につながっているのかな?」など不安にさせないために、主催者は早めに入室しておくと安心です。
入室してきた人と軽く挨拶を交わしたり、ちょっとした雑談をするなどして、リラックスした状態で開始時間を待ちましょう。
ポイント5:チェックインタイムを設ける
チェックインタイムとは、会議前のちょっとしたトーク時間のことです。いきなりWeb会議に入ると緊張する人もいるので、まずは参加者全員が揃っているか点呼をとる意味でも、軽く発話してもらうことがおすすめです。
Web会議では、初対面の人もいるかもしれません。ファシリテーターは会議開始前に少しだけ時間をとって、まずは自身の紹介、そして参加者に「〇〇部署の△△です」という一言を発してもらうと音声チェックも兼ねることができます。
ただし、チェックインタイムは手短にすることが肝要です。参加人数が多い場合は必ずしも必要というわけではありません
ポイント6:マイクをOFF(ミュート)にする
Web会議では、ひとりひとりが音声マイクをつけています。発言の際に必要なものですが、自身が話しているとき以外はマイクをOFFにしておくのがおすすめです。周りの環境や使用機器の性能によっても変わってきますが、マイクをONにしたままだと周囲の音を拾ってしまったり、衣類の擦れる音や咳払いなどが入り込んでしまう可能性もあります。
ほかの人の発言を邪魔することになりかねないので、発言するとき以外は自身のマイクをOFFにしておくと安心です。
ポイント7:カメラはできればONに設定
多くのWeb会議システムは、映像のほか声だけの参加も可能となっています。接続が不安定になるなどの理由からカメラをOFFにすることもありますが、特に問題がなければ、カメラはONにして会議をするのがおすすめです。
やはり互いの顔が見えると臨場感がありますし、声だけでは誰が発言しているのかわかりづらい場合もあるでしょう。
ポイント8:チャット機能の活用
多くのWeb会議システムでは、チャット機能が備わっています。対面とは違い、発言のタイミングがつかめないときもあるWeb会議。このようなときに便利なのがチャット機能です。
たとえば「質問はチャットに都度投稿」というルールを設定しておくと、途中経過を見てまとめて回答したり、議論をする時間を設けることもできます。
ポイント9:共有機能の活用
Web会議システムには、資料や画像・映像のほか、PCのデスクトップ画面を共有できる機能なども備わっています。離れた場所でも参加できること以外に、この「共有機能」があるというのもWeb会議の大きなメリットのひとつでしょう。共有機能をうまく使えば資料作成などの手間がカットされるため、生産性の向上にもつながります。
また、Web会議システムにはホワイトボード機能が備わっていることも多く、従来の会議のような感覚で使うことができます。ホワイトボード機能がない場合は、Googleドキュメントなどを使ってもOK。参加者全員が気軽に書き込めるツールがあれば、意見もまとめやすいでしょう。
ポイント10:途中でフォローを入れる
対面とは違い参加者全員の反応が見えづらいため、ファシリテーターは「置いてけぼりになっている参加者」がいないかどうか確認する必要があります。会議の様子を見ながら、まったく発言していない人はいないかどうか、気を配っておくことが大切です。
会議の最初に、「途中こちらから発言者を指名することもあります」などのアナウンスをしておくのもおすすめです。

まとめ

近年のコロナウィルス感染拡大にともない、テレワークへの切り替えを検討する企業も多いのではないでしょうか。これまで「Web会議はちょっと…」と敬遠していた企業も、今だからこそ、思い切って試してみると良いかもしれません。

・事前準備をしっかりする
・ファシリテーターを決める
・動作確認を必ずおこなう
・発言中以外はマイクをOFFにする

これらはWeb会議において特に注意しておきたい事柄なので、再度確認しておきましょう。

従来の会議に慣れていると、どうしてもWeb会議はハードルが高いと感じてしまいます。しかし、Web会議システムは気軽に始められるものも多く、今回説明した10個のポイントを踏まえたうえで利用すれば、それほど難しく感じることなくスムーズに開催できるでしょう。

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