会議を有意義にする6つの効果的なテクニック

会議を有意義にする6つの効果的なテクニック

会議がいつも停滞していて、なかなか議論が活発にならない…。主催者にとっては頭の痛い問題です。しかし、会議は参加者全員で作り出すもの。司会や進行役だけががんばっても、限界があります。充実した会議のために、参加者が気を付けたいことについて考えてみました。

目次

会議のまえに、これだけは済ませておこう

充実した会議にするためには、まず参加者が事前に準備しておくことが大切です。それによって会議開始と同時にスタートダッシュができ、スピード感あふれる会議になります。

テクニック1:会議の目的を理解しておく
何のためにその会議をおこなうのか、それを理解しておくことは、基本中の基本です。「そんなの当たり前じゃないか」と言われそうですが、目的があいまいな会議は意外と多くあります。
テーマや目的を明確にしないまま会議を進めると、参加者はどのような意見を求められているのかわからないため、当然発言しづらくなってしまいます。すると話が違う方向に脱線したり、結局は何について話し合っているのかわからなくなってしまいがちで、何も決まらないまま無駄に時間だけが過ぎていく羽目に陥ります。
会議のテーマが、たとえば「売り上げアップの方策を検討する」だったとしましょう。これでは「どれほどの売上増を、いつまでに狙うのか」がまったくわからず、解決にいたる具体的なアイデアにたどりつくまでには、かなりの回り道が必要です。
これは、会議の主催者の責任ではありますが、こうした場合はより突っ込んだテーマを求める方が良いでしょう。
また会議の種類についても、事前に理解しておく必要があります。決議会議や情報共有会議、アイデアを集めるブレスト会議のほか、社員のコミュニケーションをはかることを目的とした会議などもあります。
会議の目的が明確にされていないと、どうしてもダラダラと長くなってしまいがちです。きちんと道筋を立てて進めていけば、会議は短時間でも実のある内容となることも少なくありません。
テクニック2:アジェンダや配付資料を読み込み、活用する
会議の連絡がきたら、当日のアジェンダが共有されることもあるでしょう。まず会議のテーマと目的について理解したら、当日の会議をスムーズなものにするため、アジェンダに沿って必要な情報を収集しておくのがおすすめです。
事前に資料が配られているのであれば、できるだけ早めに読み込んで、テーマの背景を頭に入れておきましょう。細部についてあらかじめ調べておくこともできますし、自分の意見をとりあえずまとめておくこともできます。思わぬ問題点を発見したり、より優れたアイデアがひらめいたりすることもあるかもしれません。
主催者がせっかく用意してくれた資料なのですから、存分に活用しなくてはもったいない。あらかじめ会議の内容をイメージするのとしないのとでは、当日の作業効率にかなりの差が出るでしょう。自分の意見や考えを事前にしっかりまとめておけば、当日は会議の内容に集中できるというものです。
会議を有意義なものにできるかどうかは、事前準備にかかっているといっても決して過言ではありません。しっかりと準備を整えたうえで参加し、会議をより生産性のあるものにしましょう。

会議にあたって心掛けておくこと

会議そのものとは直接関係しませんが、参加するにあたって守るべきマナーやエチケットがあります。社内の定例会議などではルーズになりがちですが、会議の緊張感を維持するためにも、日頃から気を付けておきましょう。

テクニック3:携帯・スマホは持ち込み禁止
会議室では、バイブレーターの振動音でさえ煩わしく感じるものです。また、スマホを持ち込むと通知が気になってしまい、今ひとつ会議に集中できないということも懸念されます。ですから、基本的に携帯やスマホは持ち込み禁止にする方が良さそうです。
ただし、顧客や取引先から急な電話が入るかもしれない場合は、会議前に「○○社から急な受注の電話が入るかもしれませんので」などと断りを入れ、了承をもらっておくと良いでしょう。
テクニック4:会議で発言しないのは、欠席と同じ
会議に参加するのは、そこで発言するためです。有意義な発言ができなければ、そもそも会議に参加している意味がありません。会議に慣れていない新人の場合や、幹部クラスが出席している会議では、発言したくても尻込みしてしまうこともあるでしょう。
そこで、先ほど取り上げた「テクニック1・2」が鍵となります。せっかく会議に参加しても、だんまりを決め込んで座っているだけでは、無意味な存在でしかありません。どのような状況でもきちんと発言できるよう、しっかりと事前準備をして、万全の体制で会議に臨みたいものですね。
わざわざ言うまでもないことを無理に発言する必要はありませんが、「これは言っておくべきだ」と思うことがあれば、臆さずに発言しましょう。

発言ひとつにもルールとマナーがある

慣れていないと非常に難しいのが、会議での発言です。言いたいことを頭の中でとりまとめていても、いざ発言するとなると思ったように言葉が出ず、しどろもどろになってしまう…。そうした経験は、誰もが持っているものです。
そうならないためにも、発言にあたっては以下の2つを心掛けておくようにしましょう。

テクニック5:自分の役割を理解した発言をする
会議の参加者は、それぞれ立場が違います。たとえ同じ課内の会議であっても、担当する顧客が違えば、ものの見え方や考え方にも違いが表れることでしょう。複数の部署を横断しての会議であれば、それぞれの立場からの発想・提言が求められますし、役職に相応しい発言をしなければならないのも当然のことです。
ですから、会議に参加するときには、議題とともに参加者の顔ぶれもチェックしておきましょう。そうすれば、あなたにどのような視点からの意見が求められているかがわかるはずです。
参加者それぞれが期待された役割をきちんとこなすということも、充実した会議には欠かせない要素です。
テクニック6:短く適確な発言を心掛ける
会議での発言は「3S」(Short=短く、Simple=簡潔で、Straight=直接的に)のルールでおこないましょう。長いばかりでわかりにくい発言は、時間の無駄になるうえに、あなたの意見を歪めて伝えてしまう危険もはらんでいます。
発言の際、できるだけ多くのことを伝えたいという気持ちは理解できますが、ダラダラと話をしても聞き手側は要点をつかめません。「これを伝えたい!」というポイントについて、なぜそう思うのか明確な根拠を準備し、端的にわかりやすく伝えることが大切です。

まとめ

慣れた人は実に手際よく発言しますが、そんな人でも最初から上手だったわけではありません。「短く、簡潔で、直接的に」を心掛け、少しずつ慣れるようにしましょう。
有意義な会議のためのテクニックは、決してこれだけではないはずです。多くの会議に参加し、経験を積みながら工夫を重ねて、実のある会議の実現を目指してください。

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