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この記事では、会議に無駄が生じる原因と、効率的で生産性の高い会議を行うためのポイントや活用すべきツールをご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
会議の効率化が必要な理由
会議の効率化は、会議に費やす無駄な時間を減らし、生産性を上げるために必要なことです。慢性的な人手不足の今、限られたリソースで最大限の成果を出せる体制づくりは、あらゆる企業にとって課題となっているでしょう。
しかし、コロナ禍で広まったテレワークによって社員同士のリアルな接点が減った企業では、従来なら、オフィスですれ違うときに交わされていた軽い雑談や、ランチや飲み会などの場で自然と深まっていた業務外の交流が「ウェブ会議」として業務時間内に開催されることで、労働時間が延びるケースも少なくないのです。
このような背景から、実際の現場では、むしろ不要な会議が増えて業務時間を圧迫していることが多いようです。
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会議を効率化するメリット
無駄の多い会議の見直しができないまま継続されているケースも多いようです。
特に、「定例会議」では、「定例で開催すること」に重きが置かれ主題が明確でないまま慣習的に行われている会議が少なくありません。
多くの参加者がいるにもかかわらず1人に発言が集中している、議題に直接関わりがない人が招待されているなど、開催の仕方や参加者の選定に疑問符がつく会議を漫然と継続していることも、長時間労働の助長につながると考えられます。
こうした「残念な会議」を効率化すると、主に下記のようなメリットが期待できます。
非効率な会議を削減するメリット
・会議の回数が減ることでほかの業務に時間が回せる
・1回の会議の精度が上がる
・会議関連の資料作成などの作業が削れる
無駄な会議が生まれる原因
ここからは、残念な会議が起こってしまう理由について考えてみましょう。その要因は大きく、下記の3つがあります。
会議の目的が不明確
残念な会議になる大きな要因は、会議の目的が定まっていない、あるいは参加者全員の間で目的が伝わっていない状態で会議が行われていることです。
例えば、「新規事業の是非について話し合い、取り組むか否かを決める」「新しい会社のビジョンについてアイディアを出し合い、5つ程に絞り込む」といった目的があらかじめ示されていれば、参加者は会議における自分の役割を理解して出席し、建設的な意見交換をすることができます。
しかし、こうした前提がないまま定例的に開催している会議は、メールで済むような連絡事項や情報共有の場になりがちで、わざわざ時間を割いて集まる必要性が低いと感じる参加者も多いかもしれません。
メンバーの選定に問題がある
会議のメンバー選定が適切でないことも残念な会議につながります。会議の議題と目指すべきゴールが定まっていても、参加者の選定に問題があると残念な会議になってしまいます。
特に、立場的に発言権や決定権がない社員が参加していると、ファシリテーターが話を振るたびに話が停滞してしまうこともあるでしょう。決めるべき議題との関係性が希薄なのに発言力と決定権だけはある社員が参加している場合も、独断専行で話が進んで会議の体を成さない可能性があります。
時間が長い
会議の時間が長すぎることも、残念な会議になってしまう要因のひとつです。議論が白熱して時間が延びるのはある程度やむをえないですが、進行管理が不十分で延々と会議が続くのは避けたいところです。
意見が平行線のまま繰り返している、話が脱線して戻せないといった状況が続き、ファシリテーターも機能していないといった状況の多い会議は、残念な会議といえるでしょう。
今日から実践できる！会議効率化のコツ
ここからは、今日から実践できる会議効率化のコツをご紹介します。
会議前の準備
アジェンダを作成する
アジェンダとは、スケジュールや実施計画を意味する言葉です。
会議においては、開催日程や目的、話し合いが予定されている議題などをまとめた文書を指し、会議を招集した人やファシリテーターを務める人によって作成されるのが一般的です。あらかじめアジェンダを共有しておくことで、参加者の当事者意識を高めるとともに、議題の偏りや漏れをなくすことができます。
ファシリテーターを決定する
ファシリテーターは、中立的な立場で会議を進行する司会者のような役割を果たす人のことです。さまざまな立場の人が参加する会議では、社歴や肩書きなどによって立場に強弱が生まれやすく、発言の偏りにつながることがあります。
あくまでも会議の進行をリードする立場で議論を促したり、公平に意見を整理したりするファシリテーターを置くことで発言のムラをなくし、会議をスムーズに進めることができるでしょう。
参加メンバーを厳選する
会議の目的を再確認し、本当に参加する必要がある人だけを招集しましょう。アジェンダをもとに、意見を求めたい部署や担当者を整理すると、参加者を絞り込むことができます。
会議の中で最終的な結論を出したいときは、決定権を持つポジションの人を招集しておくことも大切です。
会議環境を整える
ウェブ会議のシステムや、資料を共有するためのITツールなどを活用することも、会議の無駄を減らすことにつながります。
内容に応じてリアルな会議とウェブ会議を使い分けたり、ハイブリッドで開催したりすることで、遠方の人や多忙な人も参加しやすくなります。また、クラウドストレージ、グループウェアなどで事前資料やアジェンダを共有すれば、紙の資料を作成する手間が省けます。
会議に役立つ！おすすめアプリ3選
Skype（スカイプ）
Microsoft社が提供する通話アプリ、Skype。昔から多くの人が利用しているため認知度も高く、継続的に機能をアップデートし続けていることから信頼性もあります。
ID不要、ダウンロード不要、PCやスマホなど多様なデバイスから利用可能。Windows10にプリインストールされているため、とくにWindowsユーザーにとっては気楽に使いはじめられるアプリです。無料なうえ使い勝手も簡単なので、Web会議アプリ探しのつなぎ導入にいかがでしょうか。
Google Meet（グーグル ミート）
Google社が提供するGoogle Meetは、信頼性という点でSkypeにひけを取りません。
オンラインによるビデオ会議の最大参加者数が100人と多いこと、会議の新規作成をGmailやカレンダー機能から簡単に行える手軽性が特徴。Google社が提供する機能との連携性が高いです。とくにG Suiteを業務で導入している企業にとっては、大変使いやすいアプリでしょう。
Web会議アプリはさまざまな種類があり、選択肢も幅広いです。自社の利用スタイルに合わせて、最適なものを比較してみてください。
Chatwork（チャットワーク）
Chatworkは、ビジネスチャットに特化したアプリです。グループ内でのチャットやファイル共有のほか、個人対個人でのやりとりやスケジュール管理、タスク管理なども可能なので、会議中に取り入れることでスムーズに進捗の確認などを行うことができるでしょう。
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会議を効率化し、ビジネスの時間を有効活用しよう！
会議で意見を出し合うことは非常に重要です。しかし、運営に難がある会議は、そのほかの業務にも大きな影響を及ぼすことになりかねません。「会議のための会議」「ダラダラと結論のない話をし続ける会議」は効率化の最大の敵です。
今回ご紹介した会議を効率化するコツや便利ツールを活用し、限られた時間を有効に使ってみてはいかがでしょうか。
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