会議の役割分担とは？必要性や分担するコツを詳しく解説！

生産性向上に役立つ！役割分担の必要性について

アイデアを集めてまとめあげチームのベクトルの向きをそろえる意味で、会議は重要な業務です。

重要な会議を実りあるものにするには、議題をはっきりさせて決定事項を導く必要があります。しかし会議に出席するだけで参加していない人がいると、なにかが決まっても他人事となり、実行段階でつまずくことも。また議論が活発におこなわれていても、話が広がるだけで一向にまとまらないと、なにも決まらない会議になります。

このような状況を避け生産性が高い会議にするためには、参加者の役割分担をはっきりさせることが大切です。

参加人数も、質の高い会議に大切な要素

会議の参加者の役割分担を考える前に重要なことがひとつあります。それは、会議に参加する人数です。昔からいわれていることで「会議の7人ルール」というものがあります。会議への参加者が7人を超えると、1人増えるごとに生産性が10％下がるという法則です。

その理由は、7人を超えると参加者ひとりひとりの当事者意識が薄れ、声の大きい話し手と大人しい聞き手にわかれるようになり、単なる報告会になってしまうから。
会議での役割分担を考える場合には、まず参加者を6人、多くても8人くらいまでにするとやりやすいでしょう。

会議に必要な6種類の役割一覧

一般的に考えられる会議の役割には、次のようなものがあります。

・議長（意思決定者）
・書記
・プレゼンター（発表者）
・雑務
・オブザーバー
・ファシリテーター（司会者）

議長（意思決定者）

議長は、一般的に組織の長やプロジェクトの最高責任者が担います。最終的な方針や結論を決定する「議決権」を行使する人で、重要な会議には必ず生まれる役割です。
議長が司会進行も兼ねておこなう会議も少なくありません。しかし議長が一方的に話をし、議長がメンバーに発言を促しても即座にダメ出しをするような進め方だと、参加者の発言意欲を下げてしまいます。必要なとき以外は発言せず、進行はファシリテーターに任せるようにしましょう。

書記

会議中に出された意見をホワイトボードに書き上げ、会議後の議事録作成を求められる立場。情報整理力が求められる、重要な役割です。

プレゼンター（発表者）

プレゼンターは、会議の議題を発表する人です。
プレゼンターの発表の質で会議の生産性は大きく変わるため、会議の前には発表内容についてしっかり準備をおこないましょう。会議中はムダに会議を長引かせないために、発表する時間の管理をきちんとおこなう必要があります。

雑務

雑務は飲み物の用意やプロジェクターの準備、会議室の予約、資料配付など、会議にまつわるさまざまな雑務をおこなう人です。最近はテレビ会議も増えたため、web会議ツールの準備や設定なども必要。
重要性が低いように感じられますが、スムーズな会議の開催と進行に無くてはならない存在です。

オブザーバー

オブザーバーは発言をせずに、会議を見学するだけの役割をもちます。
新入社員やプロジェクトに新たに加入した人がオブザーバーになることが多くなります。全体像を理解できていない人が会議に加わると、追加の説明が必要になったり議論が混乱したりするおそれがあるためです。

ファシリテーター（司会者）

ファシリテーターは会議を円滑に進める人を指します。会議の中で自分の意見を出すことなく、ほかの参加者を中立的にサポートし調整する、バランサーのような役割です。

ファシリテーターには、参加者同士が発言しやすい場の雰囲気を作ることが求められます。そのため発言者の意見に対して否定も肯定もしません。また特定の参加者だけが話し続けないように、参加メンバー全員に発言をうながすなどの気配りが必要。
ほかにも
・わかりづらい発言の論点を整理
・議論を拡散しつつ目的にそって導く
・合意形成のプロセスに持ち込む
・タイムマネジメント
など、考えることがたくさんあり難易度の高い役割です。

ファシリテーターの働きによって、会議の質が決まります。ファシリテーターに割り振られた際は「会議の前に議題について理解を深める」「参加者のパーソナリティーを把握する」「会議のシナリオを想定する」など、事前準備を十分におこなう必要があるでしょう。

さらに会議がよくなる！役割分担のコツ

会議の中で分担する役割を、参加者それぞれにどう割り振っていけばよいのでしょうか。

単発ではなく継続開催される会議では、可能であれば議長以外の役割を固定しないほうがよいこともあります。役割を変えて会議に参加することで、異なった視点を持てるからです。

教育のために書記役を新人に固定してオブザーバー参加させるケースもよくありますが、本当に重要な会議で論点を正しく理解して記録するためには仕事の経験や能力が求められます。大きな会議の場合は、できるだけ経験者に任せたほうがよいでしょう。

会議で重要な役割を果たすファシリテーターについては、必要なスキルを学んで習得する必要があるため、気軽に持ち回りにするのではなく適任者を複数ピックアップして教育をしていくプロセスが必要でしょう。そのため、最初は外部の人材を登用することもアリです。

まとめ

いかがでしたか？

実りのある会議にするために、まずは会議における役割をはっきりさせ、参加者に分担してもらいましょう。各人が与えられた役割をしっかり果たしているかどうかも、きちんとチェックしていくことが大切になります。

最初は慣れないことも多いかと思いますが、役割分担が社員内で浸透していけば、普段の会議がよりスムーズで質の高いものへ変化していくはず。ぜひ会議進行が気になっている人は、役割分担導入を検討してみてください。

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