会議体とは？意味や使い方などを解説

会議体とは？

会議体とは、特定の目的を達成するために複数のメンバーが集まり、組織として意思決定を行う場のことを指します。

通常の会議との大きな違いは、「意思決定の主体が個人（課長や部長など）ではなく、会議体という組織そのものである点」です。

そのため、単に複数人が話し合うだけで具体的な決定が生まれない会議や、個人の一声で方針が決まる会議は、会議体には該当しません。

「会議」と「会議体」の違いとは？

会議と会議体の違い

会議（meeting / conference）：人が集まって話し合う場。決定が個人に依存する場合も多い。

会議体（meeting structure / conference body）：組織として意思決定を行う仕組み。決定の主体が組織にある。

つまり、会議体は「組織として目的を達成するための意思決定の場」であり、個人依存ではない点が特徴です。

会議体をおこなうメリット

普通の会議を開催すれば事足りそうにも思えますが、会議体を設置するメリットはどこにあるのでしょうか。

意思決定の迅速性が高まる

会議体が意思決定をするテーマは一つに絞り込まれているため、話の内容があちらこちらへと飛ぶことがなく、意思決定に導く話し合いに集中することが可能になります。

また、そのテーマについての意思決定に無関係のメンバーがいないために、少数精鋭の参加者による話し合いをすることで意思決定の迅速性が高まります。

公平性の高い意思決定ができる

会議体は合議体（数人の構成員によって意思決定される組織体のこと）と言い換えることもできます。

意見を出したけれど無視されたという結果になりづらく、参加者全員が納得したうえで結論を導け、公平性の高い意思決定をおこなうことが可能です。

会議体が使える種類

会議体の形を取れる種類には、大きくわけて下記の3つに当てはまります。

全社のガバナンスに関わる会議体

取締役会や役員会議、経営会議が挙げられます。

取締役や役職持ちなど、経営の意思決定に関わる固定メンバーで方針を決める会議体です。

個別のロール（役割）に関わる会議体

たとえば商品開発会議や宣伝広告会議、新規採用会議など、特定の業務目的に応じた会議体です。

その他の会議体

半期に一度開催される予算策定会議、特定のプロジェクトの進捗管理会議、システム開発における要件定義会議などがあります。

会議体の呼び方はいろいろありますが、意思決定の対象とメンバーが定義されていて、業務全体像の中で位置づけがはっきり決められているという共通の特徴を持ちます。

会議体進行のポイント

会議体を進行するためにまず大切なことは、十分な事前準備です。

迅速かつ公平な意思決定を目的としているため、意思決定の項目をどの単位で切り分けるか、意思決定に導くための合意形成のプロセスをどうするか、綿密な設計をおこなう必要があります。

事前準備のなかでは、メンバーの選定も重要になります。

意思決定に関わりの薄い人は入れるべきではありません。

また基本的に毎回同じメンバーで開催するため、開催スケジュールに合わせられる関係者を入れる必要があります。

逆に不可欠なメンバーが必ず参加できるよう、開催スケジュールを調整する工夫も求められます。

もし話し合いのなかでテーマとは別に決定すべき事項が出てきた場合は、その場では扱わず、そのための会議体を新たに設置するルールを徹底しましょう。

意思決定プロセスが散漫になると会議体として機能しなくなるため、注意が必要です。

また会議におけるファシリテーションの原則を尊重することは、いうまでもありません。

まとめ

打ち合せ的な会議だけではなく、以上のような点に気をつけながら会議体を設計して運用をすることで、スピーディーで質の高い仕事ができるようになるはずです。

会議体は主に役職持ち、重役が出てくる場面でもあるため、開催にかかわることがあれば丁寧な下調べや事前準備が欠かせません。

ぜひ記事を参考に自分でもいろいろ調べてみましょう。

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