レジュメとは？アジェンダとの違いや会議用レジュメの作成方法を解説

レジュメとは？

「レジュメ」という言葉の語源は、フランス語の「résumé」に由来しており、「要約」「概要」「まとめ」といった意味を持っています。

会議における「レジュメ」とは、会議の進行や内容に関連した概要や議題を簡潔にまとめた文書を指し、会議の進行をスムーズにするために参加者が事前に何について話し合うのかを理解できるように配布されることが多いです。

「アジェンダ」「議題」との違い

その他に会議前に準備しておくものとしてメジャーなものとして「アジェンダ」と「議題」があります。

どのような違いがあるのかを見ていきましょう。

アジェンダとの違い

アジェンダはラテン語を源とする言葉で「予定」「なされるべきこと」という意味を持ちます。

ビジネス界で使われる場合、狭い意味では「会議の議題のリスト」を指し、広い意味では「会議の5W1H」を指します。

たとえば、来期の営業施策の決定を目的とした会議で、「今期の営業施策の評価」「来期に向けての改善点の明確化」「来期の営業施策の決定」という3つの議題がある場合、会議の目的と3つの議題のみを記したものが、狭い意味でのアジェンダになります。

広い意味でのアジェンダは、会議の開催日時や場所、参加者、会議の進め方までを含んだ内容です。

議題との違い

議題とは、ある目的のために開かれる会議において、「討論をおこない結論を導きたい」と考えている一つひとつのテーマを指します。

もちろん議題は1つのこともあれば、2つ3つと複数のこともありえるでしょう。

この場合、レジュメは「アジェンダに記載されている議題の内容を簡潔にまとめたもの」という位置づけになりますね。

比較してみると、それぞれ似ているようで作る、使われる目的は全然違いますよね。

これらの違いをしっかりと理解しておきましょう。

レジュメの基本項目

レジュメの具体的な内容としては、次のような項目が含まれることが一般的です。

1. 会議の目的

会議の目的や目標、期待されている成果を明記する。

2. 日時と場所

会議が行われる日時や場所の詳細。

3. 議題

会議で扱う具体的な議題やトピック。

4. 進行予定

会議のタイムスケジュールや信仰順序。

5. 関連資料

議題を進めるための資料や事前に読んでおくべき文書。

6. 役割分担

発表者や議題事の担当者など。

レジュメ内にこれらの内容を入れることで、参加者が会議の目的や内容を事前に把握することができ、会議が効率よく進行するための手助けとなります。

ChatGPTを使ってアジェンダを作成しよう

「毎回の会議のアジェンダ作成に時間がかかる」「もっと時短で作成したい」…という方はツールを活用してアジェンダを作ることが可能です。

今回は「ChatGPT」を利用したアジェンダの作成方法をご紹介します。

ChatGPTに以下のような命令文を打ち込むことで、アジェンダを自動生成することができます。

プロンプトテンプレート

命令文

以下の条件で会議のアジェンダを作成してください。

・会議の目的
｛会議の目的を入力｝

・参加者とその役割
｛参加者を入力｝

議論すべき課題など
｛話したい議題などを自由記述｝

このように、ChatGPTなどのツールを活用してアジェンダを効率的に作成することが可能ですので、ぜひ取り入れてみてください。

まとめ

いかがでしたか？

ビジネスシーンでは会議や打ち合わせの資料作成を任されることが多々あります。

レジュメの意味やアジェンダとの違い、作成時のポイントを押さえて、ぜひ分かりやすいレジュメを作成してみてください。

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会議室をお探しの方はぜひご利用ください。