会議の適切な時間は？平均所要時間と長引かせないコツ

社内会議の平均時間はどれくらい？

パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が実施した「社内会議や社内ミーティングに関する実態調査」の調査によると、社内会議やミーティング1回あたりにおける時間の割合は以下の通りです。

管理職の1回あたりのミーティング時間の割合

30分～1時間程度：81.6%
15分～30分程度：71.6%
1時間～2時間程度：62.8%

一般職の1回あたりのミーティング時間の割合

30分～1時間程度：77.6%
15分～30分程度：59.6%
1時間～2時間程度：53.6%

人間の集中力が持続するのは一般的に30分程度とされているため、それ以上の会議では参加者の集中力低下により生産性が落ちる恐れがあります。

このことから、長時間の会議=効率的な会議ではないことが分かりますよね。

会議が長引く5つの根本な原因

会議が予定時間を超えてしまう原因は、実は会議中の問題だけではなく、準備段階から見直す必要があります。

1.目的の曖昧さ

「決定事項を決める会議のはずが情報共有で終わっている」「複数の議題が混在していて何を決めたいのか分からない」など、会議の軸がブレると必然的に時間が延びてしまいます。

何のために会議を開くのか、目的を明確にし曖昧なまま進めないようにしましょう。

2.参加者選定の甘さ

本来不必要な人が参加していると、その人に理解してもらうための説明や、関係ない議論が発生しますし、その人の作業時間を奪ってしまうことになります。

また、意思決定者が不在のまま会議を行うのも時間の無駄です。

3. 事前準備の不足

資料の事前共有がされていないと、会議中に読み込み時間が必要になります。また、データ不足で結論が出せず次回に持ち越しとなってしまうケースも。

効率よく会議を進めるために、アジェンダの準備や参加者への事前の情報共有を行うようにしましょう。

4. ファシリテーションスキルの欠如

議論が脱線した際にうまく軌道修正できない、発言者に偏りがある、などファシリテータが会議をまとめきれていない場合があります。

5. 会議意識の問題

「定時で終わらなくても問題ない」「長時間の会議=熱心な議論」という組織文化が根付いている会社では、無意識のうちに会議の長時間化を許容していることもあります。

このような場合は組織自体の見直しが必要となってきます。

会議タイプ別・理想的な時間設定

会議の目的によって、最適な時間設定は変わります。以下に代表的な会議タイプ別の推奨時間をご紹介します。

情報共有型会議

推奨時間：30分以内
一方向の情報伝達が主な目的の会議は、可能な限り短く設定するのが鉄則です。

実際、GoogleやAmazonでは情報共有型会議の多くを30分以内に収めており、さらに「立ったまま行うスタンディングミーティング」を採用し15分で完結させる企業も増えているようです。

問題解決・意思決定型会議

推奨時間：45〜60分
複数の選択肢から検討し、決断を下す会議では、ある程度の議論時間が必要です。

ただし、長時間会議は後半の意思決定の質が低下することがあるため、60分を超える場合は休憩を入れるか、複数回に分けることを検討しましょう。

ブレインストーミング型会議

推奨時間：60分＋休憩＋30分
創造的なアイデア出しを行う会議では、ある程度の時間が必要ですが、一気に長時間行うのではなく、「アイデア出し→休憩→整理と深掘り」というように区切ることで効果が高まります。

定例会議（週次・月次）

推奨時間：週次45分、月次60分
定例会議は習慣化しやすく知らぬ間に長時間化する傾向があります。あえて45分などに設定することで、無駄な議論を省き、本質的な内容に集中できます。

明日から実践！会議時間を守るための7つのアクション

1. 「マイナス15分ルール」の導入

標準的な会議時間（60分・30分）から、あえて15分引いた設定（45分・15分）で予約する習慣をつけましょう。

多くの会議は「与えられた時間いっぱい」まで使われる傾向があるため、この方法は即効性があります。

2. 「会議タイマー」の見える化

会議室に大きなタイマーを設置するか、プロジェクターでタイマーを映し出すこともおすすめです。残り時間が可視化されることで、参加者全員の時間意識が高まります。

3. アジェンダに「時間配分」を明記

単に議題を書くだけでなく、それぞれの議題にかける時間も明記しましょう。
例）
– 先週の振り返り（5分）
– 今週の課題共有（15分）
– 改善策の検討（20分）
– アクションプランの決定（5分）

4. 「決定権者」の明確化

会議の冒頭で参加者の役割を明確化しておくことで、不要な議論の繰り返しを防げます。

5. 本題から外れた議題は別途で話し合う

本題から外れた議論が始まったら、後で検討する項目として記録し、本題に戻ります。会議の最後に時間があれば取り上げ、なければ次回以降に回すようにしましょう。

6. 早く切り上げたら「自由時間」にする

「予定時間より早く終われば、その分は自由時間」などのルールを設けることで、効率的な議論を促進できます。

7. 会議の定期的な「棚卸し」を実施する

月に一度、「本当に必要な会議だったか」「より短い時間で済ませられなかったか」を振り返る時間を設けましょう。そうすることで不要な定例会議を特定し、質の高い会議を行うことができます。

まとめ：理想的な会議時間を実現するために

いかがでしたか？

会議の適切な時間は、その目的や内容によって異なりますが、一般的には30〜60分に収めることで集中力を維持し、生産性を高められることがわかりました。特に重要なのは、「会議のための会議」ではなく、成果を出すための最適な時間設定です。

「会議が長い」と感じている方は、まず今日から以下の3つを実践してみましょう：

1. 会議の目的を1つに絞り、参加者全員に共有する
2. すべての会議時間を15分短く設定してみる
3. 会議の最初に「今日は〇〇時までに終わります」と宣言する

時間を意識した会議運営で、チームの生産性を高め、本来の業務により多くの時間を使えるようになりましょう。

理想の会議室を簡単に見つけるには

さらに効率的な会議運営のためには、適切な会議環境の選択も重要です。必要な設備が整った会議室なら、準備の手間が省け、スムーズな進行が可能になります。

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